REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG ARCHIWIZACJI

 

(opracowany na podstawie Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)

Biuro- LAND  Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,

ul. Wojska Polskiego 2F, 43-603 Jaworzno, zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000152880, NIP 632-18-43-490, REGON 278034667. Kapitał Zakładowy Spółki wynosi 98 500 złotych.

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, uzyskała wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych wymagany do wykonywania działalności, o której mowa w art. 51 a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – ZAŚWIADCZENIE z dnia 25 sierpnia 2011 roku  wydane przez Urząd  Marszałkowski Województwa Śląskiego. (znak: OR RO.8260.00001.2011,  OR RO. KW- 00208/11).

Miejscem wykonywania działalności objętej wpisem jest Jaworzno ul. Zegadłowicza 1.

Adres:

Biuro-LAND Sp. z o.o.

43-603 Jaworzno, ul. Wojska Polskiego 2F

tel. +48 (032) 317 27 00; fax +48 (032) 317 27 28

e–mail: sekretariat@biuroland.eu

 

AKTY PRAWNE:

–  Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 14 lipca 1983 r.

(tekst ujednolicony Dz. U. 2002 Nr 171 poz. 1396)

–  Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16  września 2002 r. w sprawie

postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad

i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych

(DZ.U. 2002 nr 167 poz. 1375)

–   Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. r. w sprawie

przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

(Dz. U.  2005 nr  32 poz. 284)

–   Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie określenia

rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów

potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób

wykonujących niektóre czynności zawiązane z dokumentacją osobową i płacową

pracodawców (Dz. U. 2005 nr  68 poz.596)

–   Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia

maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji

o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. 2005 nr 28 poz.240)

–   Ustawa z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń

społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. 2002 r. Nr 241,

poz. 2074)

–    Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie

prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych

ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika

(Dz. U. 1996 r. Nr 62, poz. 286)

–    Ustawa o Rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. 2002 r. nr 76, poz. 694)

 

I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Niniejszy regulamin określa w szczególności

 

1) zakres świadczonych usług;

2) zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowanie

i przechowywanie

3) ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji  przed osobami nieuprawnionymi;

4) miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania;

5) tryb przyjmowania interesantów;

6) sposób i terminy udostępniania dokumentacji;

7) wysokość opłat pobieranych za usługi;

8) procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji

 

II.  ZAKRES ŚWIADCZONYCH USŁUG

 

1.   PORZĄDKOWANIE, TWORZENIE ORAZ OPIEKA NAD ARCHIWAMI

ZAKŁADOWYMI

– organizacja pomieszczenia  przeznaczonego na archiwum zakładowe – składnicę

akt (przystosowanie istniejącego lub urządzenie nowego zgodnie z istniejącymi

wymogami)

– udzielanie instrukcji informacji oraz wskazówek mających na celu zapewnienie

właściwego funkcjonowania archiwum po jego uporządkowaniu uwzględniając

obowiązek właściwego gromadzenia, klasyfikowania, przechowywania,

ewidencjonowania i odpowiedniego zabezpieczenia powstałej i powstającej

w wyniku działalności dokumentacji aktowej

– porządkowanie dokumentacji wytwarzanej przez jednostkę organizacyjną poprzez

jej klasyfikację i kwalifikację za względu na okresy przechowania zgodnie

z obowiązującym wykazem akt

– opracowanie i  zewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej, a po upływie

określonego okresu przechowania przekazanie materiałów do archiwum

– brakowanie dokumentacji nie archiwalnej po dokonaniu oceny przydatności do

celów praktycznych, po uzgodnieniu i na podstawie zezwolenia wydanego przez

właściwe terytorialne archiwum państwowe.

2.  PRZECHOWYWANIE  AKT  LIKWIDOWANYCH, UPADŁYCH PODMIOTÓW

ORAZ PROWADZĄCYCH DZIAŁALNOŚĆ

– przechowywanie akt, zgodnie z obowiązującymi przepisami po uzgodnieniu strony

formalno–prawnej na podstawie umowy i na warunkach w niej określonych przez

obie strony

– obsługa powierzonych zasobów dokumentacji przez ich należyte zabezpieczenie,

zewidencjonowanie, brakowanie w uzgodnieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym,

udostępnienie osobom uprawnionym do nadzoru i kontroli oraz wydawanie

uwierzytelnionych odpisów, wypisów i zaświadczeń.

 

III. ZASADY PRZYJMOWANIA DOKUMENTACJI NA PRZECHOWANIE, JEJ EWIDENCJONOWANIE I PRZECHOWYWANIE

 

1.     Podstawą przyjęcia dokumentacji na przechowanie jest umowa cywilno-prawna

podpisana przez strony, w oparciu o środek ewidencyjny  jakim są spisy zdawczo-odbiorcze.

2.     Spisy zdawczo odbiorcze sporządzone są w sposób jednoznacznie identyfikujący

rodzaje przekazywanej dokumentacji (osobne dla akt osobowych, osobne dla list

płac) oraz w sposób umożliwiający natychmiastowe odszukanie potrzebnych

dokumentów.

3.     O przyjęciu dokumentacji Zakład powiadamia naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych      oraz centralę ZUS. Ponadto zamieszcza informację w internetowej bazie „Miejsca przechowywania dokumentacji osobowej  i płacowej”

 

IV.  OGÓLNE ZASADY ZABEZPIECZENIA DOKUMENTACJI PRZED OSOBAMI NIEUPRAWNIONYMI

 

1.     Archiwum posiada wysokiej jakości zabezpieczenia techniczne, gwarantujące pełne

bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów

2.     Przy czynnościach polegających na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu

i zabezpieczeni dokumentacji osobowej i płacowej zatrudniamy wyłącznie osoby

posiadające odpowiednie specjalistyczne wykształcenie oraz doświadczenie

zawodowe ( zgodne z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005 r.

Dz.U. nr 68 poz. 596 w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego

za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki

zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane

z dokumentacją osobową i płacową pracodawców).

3.     Wszyscy pracownicy archiwum posiadają zaświadczenia o odbytych szkoleniach

w zakresie ochrony danych.

4.     Dokumentacja jest zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych zgodnie

z ustawą o ochronie danych osobowych.

5.     Budynki będące siedzibą są własnością spółki , zostały przystosowane

do działalności archiwalnej, spełniają wszelkie wymagania w zakresie bezpiecznego

przechowywania dokumentów i są wyposażone między innymi w;

– instalację alarmową

– instalację p-poż

– sieć komputerową

– instalację ogrzewania

– monitoring zakładu

6.    Budynki i pomieszczenia spełniają wszelkie wymogi nałożone Rozporządzeniem

Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 dz. Ustaw z 2005 roku nr 32 poz. 284 roku w sprawie warunków przechowywania  dokumentacji osobowej i płacowej.

 

 

V.    MIEJSCE ŚWIADCZENIA USŁUG ORAZ TERMINY ICH WYKONANIA,

 

1.    Miejscem świadczenia usług w zakresie przyjmowania interesantów,

przechowalnictwa dokumentacji jest siedziba spółki w Jaworznie

przy ulicy Wojska Polskiego 2F,

2.    Udzielanie informacji, udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz

wydawanie z niej odpisów, kopii odbywa w siedzibie Zakładu

3.    Przyjmowanie interesantów odbywa się codziennie w dni robocze w siedzibie

Spółki

4.    Dokumenty są udostępniane zarówno osobom fizycznym działającym we własnym

imieniu jak i będącym upoważnionymi przedstawicielami

podmiotów zainteresowanych.

5.    Przechowywana dokumentacja jest również wypożyczana na zewnątrz osobom

i podmiotom uprawnionym np.: dla potrzeb sądu.

 

VI.    TRYB PRZYJMOWANIA INTERESANTÓW, I TERMINY UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI

 

1.    Dokumentację przechowywaną w składnicy akt oraz kopie tych materiałów

udostępnia się w składnicy akt w dni robocze codziennie w godzinach

od 9:00 do 16:00.

2.    Zezwolenie na korzystanie z materiałów udziela Prezes Zarządu na wniosek

zainteresowanego urzędu, instytucji lub osoby.

3.    Osoba pragnąca uzyskać zezwolenie składa wniosek, w którym zobowiązana

jest wykazać:

– interes prawny do korzystania z dokumentacji

– cel wykorzystania dokumentacji

– zakres potrzebnych materiałów

4.    Na zgłoszeniu Prezes Zarządu zamieszcza decyzję o udzieleniu lub odmowie

udzielenia zezwolenia na korzystanie z materiałów niearchiwalnych.

5.    W przypadku odmowy należy pisemnie o tym powiadomić zainteresowany urząd,

instytucję lub osobę z podaniem krótkiego uzasadnienia

6.    Od decyzji Prezesa w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na korzystanie

z materiałów niearchiwalnych względnie warunków korzystania może złożyć skargę na przedsiębiorcę do organu prowadzącego rejestr przechowawców akt osobowych i płacowych (Marszałka Województwa)

7.    Wnioski i wydane zezwolenia ewidencjonowane są w rejestrze Spółki

8.    Po uzyskaniu zezwolenia osoby uprawnione do korzystania z materiałów

niearchiwalnych – zwane dalej użytkownikami zamawiają materiały w ramach

udzielonego zezwolenia pisemnie na jeden dzień naprzód, lub nadsyłają

zamówienie wcześniej pocztą, w uzasadnionych wypadkach (pilna potrzeba,

przyjezdny) użytkownik może je otrzymać w dniu złożenia zamówienia.

9.    Użytkownik może zamówić jednorazowo do 10 jednostek archiwalnych;

dla przyjezdnych lub w przypadkach uzasadnionych liczba zamówionych

jednostek powinna być za zgodą Prezesa zwiększona.

10.    Użytkownik powinien zawiadomić kierownika sekretariatu o zakończeniu

korzystania z materiałów lub o przerwaniu pracy na okres dłuższy niż tydzień,

w przypadku nie zgłoszenia przerwy dokumentacja zostanie przekazana

do magazynu.

11.    Przerwa w korzystaniu z materiałów dłuższa niż jeden miesiąc powoduje

wygaśnięcie ważności zezwolenia.

12.    Użytkownik ma prawo:

a.    korzystać z inwentarzy, kartotek, spisów, skorowidzów i innych pomocy

archiwalnych potrzebnych do pracy,

b.    zamawiać w biurze składnicy (na koszt własny) kserokopie materiałów

w zakresie udzielonego zezwolenia.

13.    Użytkownik obowiązany jest:

a.    zapoznać się z niniejszym regulaminem i stosować się do niego

b.    zwracać materiały każdego dnia po pracy do rąk sekretarz biura

14.    Użytkownikowi nie wolno:

a.    zmieniać porządku w układzie wykorzystanych materiałów, zamieszczać

na nich jakichkolwiek notatek, uwag i znaków.

b.    sporządzać notatek na papierze położonym bezpośrednio na archiwaliach.

c.    udostępniać archiwaliów innym użytkownikom biura ani pozostawiać

materiałów na stołach po zakończeniu pracy,

d.    przynosić do biura teczek i paczek

e.    w jakikolwiek inny sposób szkodliwie oddziaływać na udostępnione materiały

15.   Nieprzestrzeganie przez użytkownika regulaminu, niestosowanie się

do warunków udzielonego zezwolenia a także stwierdzenie, że użytkownik

wykazuje brak przygotowania do samodzielnych badań dokumentacji może

spowodować cofnięcie zezwolenia na korzystanie z materiałów.

16.   Na pisemny wniosek syndyka lub likwidatora, który złożył w składnicy akt

dokumentację likwidowanej jednostki, Spółka może wydać oryginały żądanej

dokumentacji poza składnicę akt. Wniosek winien jednak zawierać zobowiązanie

zwrotu dokumentacji po wykorzystaniu, w terminie nie późniejszym niż przed

datą ukończenia postępowania upadłościowego lub likwidacyjnego. Zarówno

wniosek, jak i protokół zdawczo-odbiorczy wydanej dokumentacji podlegają

zaewidencjonowaniu w rejestrze Spółki.

17.   Zgodę na wydanie dokumentacji poza składnicę akt wydaje Prezes Zarządu.

18.   Byłym pracownikom jednostek których dokumentacja złożona została w składnicy

akt kancelaria wydaje kopie dokumentów i zaświadczenia wyłącznie na podstawie

złożonego pisemnego wniosku według wzoru obowiązującego w ZUS

19.   Celem uzyskania dokumentów ze składnicy akt drogą korespondencyjną należy

skontaktować się z sekretariatem telefonicznie i podać adres pocztowy

do korespondencji. Sekretariat prześle wnioskodawcy formularz wniosku

niezwłocznie po zgłoszeniu zapotrzebowania.

20.   Akta osobowe dane dotyczące wynagrodzeń udostępnia się wyłącznie osobom,

których dokumentacja dotyczy, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych w celach

emerytalno-rentowych, oraz organom i instytucjom w przypadku przewidzianym

prawem

21.   Wydane odpisy i kopie są potwierdzone przez upoważnionego pracownika

archiwum i zarejestrowane. Numer i znak rejestru jest uwidoczniony

na wydanym wypisie lub kopii.

22.   Dokumenty należy obierać osobiście lub przesyłane są za pośrednictwem poczty.

23.   Pytania o przechowywane akta należy kierować do Archiwum telefonicznie,

faksem, e- mailem, listownie lub osobiście

24.   Zatrudnienie kompetentnej kadry gwarantuje sprawną i profesjonalną obsługę

interesantów

VII.    WYSOKOŚĆ OPŁAT POBIERANYCH ZA USŁUGI

 

Cennik Usług dla Kwerend pracowniczych;

1.    Sporządzenie kopii świadectwa pracy   – 17 zł.

2.    Sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt. 3, innego niż świadectwo pracy

dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu

potwierdzającego wysokość wynagrodzenia   – 4 zł.

3.    Sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej

albo strony listy płac – 4 zł

4.    Sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę – 35 zł.

5.    Sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu

stosunku pracy,  w tym dokumentu potwierdzającego wysokość

wynagrodzenia za każdą rozpoczętą stronę – 8zł.

6.    Sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac,

za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego

albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany

w ciągu roku) – 4zł.

Łączna opłata od jednorazowego złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł

 

Podstawa Prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r.

w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii

dokumentacji o czasowym okresie przechowania (Dz. U. nr 28, poz. 240)

 

VIII.    PROCEDURY DOTYCZĄCE BRAKOWANIA I NISZCZENIA DOKUMENTACJI

 

1.     Akta przeterminowane są niszczone na podstawie zgody udzielonej pisemnie

przez oddział Archiwum Państwowego w Katowicach lub innego właściwego archiwum dla      miejsca wytworzenia dokumentów.

2.     Na życzenie klienta, z którym zawarto umowę o przechowanie, protokół

zniszczenia przekazuje się zainteresowanym.

 

 

 

IX.    POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

1.     Do wykonywania działalności stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące

przechowywania, z wyłączeniem art. 844 § 2.

2.     W sprawach nie objętych niniejszym regulaminem obowiązują przepisy prawa,

a w szczególności wymienione we wstępie Akty Prawne.

3.     Spółka  zobowiązana jest do udostępnienia niniejszego regulaminu w lokalu,

w którym przyjmowani są interesanci.